Tecnología # 647
Pasos firmes en comercio
Factura electrónica arrancará en supermercados en primer semestre del 2008
El comercio y especialmente los supermercados pusieron manos a la obra para empezar a utilizar la factura electrónica a partir del 2008.
Al menos Wal-Mart y Auto Mercado esperan tenerla durante el primer semestre.
El paso más rápido se daría en las cajas de los supermercados donde se continuará entregando el tiquete al cliente pero solo quedará un registro electrónico de la compra, en lugar de una copia en papel. “En cajas es más fácil y rápido”, explicó Rafael Montero, gerente financiero de Auto Mercado.
En el caso de los proveedores podrán participar en el plan piloto los que tengan los sistemas necesarios o esperar a cuando extiendan el uso de la factura electrónica.
Pero se espera que no existan mayores inconvenientes. “El 80% de los proveedores sí puede empezar a usar la factura electrónica”, aseguró Johnny Segura, director del centro de distribución de Wal-Mart Costa Rica, que abarca a los supermercados Más X Menos, Hipermás, MaxiBodegas y Palí.
El banderazo de salida para el uso de la factura electrónica se dio el pasado 1 de octubre, cuando la Dirección General de Tributación Directa publicó la autorización en el diario La Gaceta .
Esta herramienta permitirá a los detallistas completar todo el proceso de pedidos de mercadería vía electrónica.
Además, las empresas y los especialistas destacan que se podrán tener ahorros de papel, en espacio en bodegas, económicos, de recursos (mensajeros, auxiliares) y de tiempo, así como mayor eficiencia y agilidad en la gerencia, contabilidad y suministro de mercadería.
Qué se requiere
Para las empresas, podría ser más sencillo de lo que se piensa.
Las empresas que emitan la factura electrónica deben estar autorizados por Tributación Directa, advirtió Damaris Jirón, subdirectora del registro de contribuyentes de esa misma entidad del Ministerio de Hacienda.
En el campo informático se debe tener los sistemas para generar las factura en formato XML y la firma digital (estaría en el primer semestre del 2008).
Para las pequeñas y medianas empresas (PYME), se espera que diversas compañías brinden en el futuro servicios de hospedaje de los sistemas de confección, envío, gestión y custodia de las facturas electrónicas, con costos de $20 a $30, lo que evitaría que las PYME tengan que realizar gastos de equipos y software .
Así, el empresario podría utilizar la factura electrónica a través de la Web. “Se podrá hacer hasta desde un café internet”, dijo Guillermo Varela, director ejecutivo de GS-1, entidad encargada de la gestión de los códigos de barras que se utilizan en la venta de productos e impulsa el intercambio electrónico a nivel de detallistas y proveedores.
Para los que ya tienen un sistema de gerencia tipo ERP se debe incluir un módulo específico de factura electrónica.
Si no se tiene puede adquirirse o alquilarse desde $1.000 por licencia o desde $100 mensuales por usuario, indicó Jorge Sequeira, CEO de Exactus, desarrolladora que lanzó un sistema para factura electrónica el pasado 4 de diciembre.
Lo ideal es que el sistema ERP y su módulo de factura electrónica se integren con otras transacciones como órdenes de compra y avisos de despacho y recepción de mercaderías.
Asimismo, es conveniente que pueda integrarse con los sistemas desarrollados por GS-1 para la automatización del proceso de proveeduría de mercadería a nivel de comercio detallista, como el Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) y el catálogo de productos (Cabasnet).
En todo caso el proceso para confeccionar, enviar, recibir o almacenar las facturas electrónicas es simple. “Es igual a elaborar una factura en papel, solo que ahora se envía por correo electrónico”, indicó Jorge Sequeira.
Proceso de transacciones comerciales vía Internet:
Compra: El detallista define mercadería que comprará, emite una orden de compra a proveedor y recibe un acuse de recibo.
Recibe mercadería: El proveedor envía aviso de despacho y entrega la mercadería en la cita que le fijó el detallista. Este le envía un aviso de recibo indicando si hay diferencias entre lo solicitado y lo recibido.
Pago electrónico: El proveedor emite la factura electrónica y la envía a través de Internet. El detallista la procesa en sus sistemas y cancela vía Internet banking.
Fuente EF basado en información de GS-1
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